NKS110 IKS PERSONVERNERKLÆRING
Personopplysninger er opplysninger som kan kobles til deg som person. Det kan være navn og kontaktopplysninger, men også mye annen informasjon som kan knyttes til deg mer indirekte. For Nasjonalt kommunesamarbeid for 110-sentralene IKS (heretter benevnt som NKS110 IKS) er det viktig at du vet hva slags personopplysninger vi behandler, slik at du kan ivareta dine rettigheter etter personvernlovgivningen.
INNLEDNING
Behandlingsansvar
NKS110 IKS er behandlingsansvarlig for all behandling av personopplysninger der vi selv bestemmer formålet med behandlingen av opplysningene og de virkemidlene vi benytter til dette. I denne personvernerklæringen kan du lese mer om behandlingene NKS110 IKS er behandlingsansvarlig for.
Kontakt NKS110 IKS eget personvernombud
NKS110 IKS har utnevnt et eget personvernombud som du kan kontakte dersom du har spørsmål til hvordan NKS110 IKS behandler personopplysninger om deg, eller du trenger hjelp til å utøve dine rettigheter overfor. Personvernombudet til NKS110 IKS har taushetsplikt.
NÅR SAMLER NKS110 IKS INN PERSONOPPLYSNINGER
Vi behandler i hovedsak opplysninger om deg i følgende tilfeller:
- Du har sendt oss en henvendelse
- Når du har søkt jobb hos oss
- Du melder deg på nyhetsbrev
- Du har bedt om innsyn etter offentlighetsloven
- Du gjennom vedtak mottar en av våre tjenester
- Du er registrert som kontaktperson på et av våre digitale skjemaer
Vi kan også motta opplysninger om deg fra andre i følgende tilfeller:
BESØK PÅ VÅRE NETTSIDER
Informasjonskapsler (cookies)
Informasjonskapsler er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside. Noen av informasjonskapslene er nødvendige for at ulike tjenester på nettsiden vår skal fungere.
Webanalyse
Når du bruker våre tjenester eller er inne på våre nettsider, lagres informasjonskapsler og annen data som senere kan leses av oss.
Gjennom analyse av din atferd kan det utledes automatisk kategorisering av deg som bruker på nettsiden.
Vi kan motta opplysninger om deg hvis du bruker noen av de andre tjenestene vi tilbyr på dette nettstedet. Vi samarbeider også med tredjeparter (f.eks. forretningspartnere, leverandører av tekniske tjenester, betalingstjenester og leveringstjenester, reklamenettverk, analyseselskaper, søkemotorer og kredittopplysningsbyråer) og kan motta opplysninger om deg fra disse. Dette inkluderer også opplysninger som er offentlig tilgjengelige.
Hva slags opplysninger samler vi inn?
For å kunne levere så gode tjenester som mulig er vi avhengige av å samle inn ulike typer informasjon, inkludert personopplysninger om deg. Under følger en oversikt over hvordan vi typisk samler inn personopplysningene og hvilke opplysninger dette typisk er. Vi samler ikke inn sensitiv informasjon.
Opplysninger du selv gir til oss
Når du registrerer deg på vår nettside, må du oppgi en del informasjon som lagres av oss, slik som navn og e-postadresse. Vi vil også lagre opplysninger når du kontakter oss senere. Informasjonen du oppgir kan også berikes ved hjelp av oppslagstjenester eller sosiale medier du gir oss tilgang til.
Opplysninger vi får gjennom bruk av tjenestene våre
Når du bruker våre tjenester, registrerer vi informasjon om hvilke tjenester du bruker og hvordan du bruker dem.
Vi samler blant annet informasjon om:
- Din enhet og din internett-tilkobling
Vi kan registrere informasjon om enheten du benytter, for eksempel produsent av mobil/PC, operativsystem og nettleser. Vi kan også samle informasjon om tilkoblingen til våre tjenester, som IP-adresser, nettverks-id, informasjonskapsler og unike identifikasjonsfiler - Bruk av tjeneste eller kjøp
Vi registrerer informasjon om din bruk av tjenestene, som hvilke sider du er inne på, når du er inne på sidene samt hvilke funksjoner du har brukt på sidene.
Opplysninger vi får fra andre kilder
Vi kan motta opplysninger om deg hvis du bruker noen av de andre tjenestene vi tilbyr på dette nettstedet. Vi samarbeider også med tredjeparter (f.eks. forretningspartnere, leverandører av tekniske tjenester, betalingstjenester og leveringstjenester, reklamenettverk, analyseselskaper, søkemotorer og kredittopplysningsbyråer) og kan motta opplysninger om deg fra disse. Dette inkluderer også opplysninger som er offentlig tilgjengelige.
Informasjonskapsler og annet innhold som lagres lokalt
Når du bruker våre tjenester eller er inne på våre nettsider, lagres informasjonskapsler og annen data som senere kan leses av oss.
Automatiske vurderinger
Gjennom analyse av din og atferd kan det utledes automatisk kategorisering av deg som bruker på nettsiden.
Hva brukes opplysningene til?
Vi bruker personopplysninger til følgende formål:
- For å levere og forbedre tjenestene våre
Vi bruker personopplysninger for å levere tjenestene våre til deg. For eksempel trenger vi personopplysninger for at du skal kunne logge inn på våre sider og om relevant, for å kunne betale for tjenester. Vi bruker også personopplysninger for å sikre en best mulig brukeropplevelse for deg, blant annet ved å tilpasse visningen av innholdet til din skjerm/enhet og å sørge for raskest mulig lasting av sidene. - For å utarbeide statistikk og forstå markedstrender
Vi utarbeider statistikk og kartlegger brukstrender. Dette gjør vi for å kunne forbedre og videreutvikle produkttilbudene og tjenestene våre. Så langt det er praktisk mulig forsøker vi å gjøre dette med anonyme opplysninger, uten at vi vet at informasjonen er knyttet spesifikt til deg. - For å forhindre misbruk av tjenestene våre
Vi bruker personopplysninger for å forhindre misbruk av tjenestene våre. Misbruk kan være forsøk på å logge på andres kontoer, forsøk på svindel, “spamming”, hets, sjikane og andre handlinger som er forbudt etter norsk lov.
Behandlingsgrunnlaget for generering av anonym statistikk er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f, som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å ivareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen er å forbedre og videreutvikle informasjon på våre nettsider.
SAKSBEHANDLING OG HENVENDELSER
Arkivering/journalføring
Som et kommunalt foretak, har NKS110 IKS en plikt til å føre postjournal etter offentlighetsloven § 10. All korrespondanse i forbindelse med saksbehandling blir journalført. Hovedregelen etter offentlighetsloven § 3 er at forvaltningsorganers saksdokumenter, journaler og liknende registre er offentlig tilgjengelige. Det betyr at alle kan gjøre seg kjent med blant annet innholdet i den korrespondansen vi har journalført. Dette med mindre at dokumentene skal unntas offentlighet, for eksempel på grunn av taushetsplikt.
Etter arkivloven § 6 har NKS110 IKS, som et offentlig organ, arkivplikt. Det innebærer bl.a. at saksdokumenter lagres i et arkiv på ubestemt tid. Alle dokumenter som er journalført overføres til Arkivverket i tråd med arkivloven § 10 etter en gitt tid.
Disse behandlingene har behandlingsgrunnlag i personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c, altså at behandlingen er nødvendig for å etterleve våre rettslige forpliktelser. Der det er snakk om særlige kategorier personopplysninger er behandlingsgrunnlaget personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c, jf. artikkel 9 nr. 2 bokstav g.
Epost / brevpost
Vi benytter e-post/brevpost for å utføre våre arbeidsoppgaver. E-post vi har mottatt skal slettes når de ikke lenger er nødvendige for vår daglige oppgaveløsing. I praksis innebærer dette at slik e-post vanligvis ikke skal lagres lenger enn ett år.
Vi ber om at særlige kategorier personopplysninger ikke sendes ukryptert per e-post.
Les mer om kryptering av epost på datatilsynet sine sider.
https://www.datatilsynet.no/rettigheter-og-plikter/virksomhetenes-plikter/informasjonssikkerhet-internkontroll/kryptering/
Brevpost vi har mottatt blir arkivert i vårt arkivsystem dersom det foreligger formål for lagring. Det opprinnelige brevet blir deretter makulert.
Behandlingsgrunnlaget vårt for behandling av personopplysninger i e-poster/brevpost er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for utøvelse av offentlig myndighet. Dersom din henvendelse inneholder særlige kategorier av personopplysninger, er behandlingsgrunnlaget personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e, jf. artikkel 9 nr. 2 bokstav h.
Vi skanner all inn og utgående e-post for virus og skadevare for å sikre integriteten, konfidensialiteten og tilgjengeligheten i våre systemer som behandler personopplysninger.
Behandlingsgrunnlaget for skanningen er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c. NKS110 IKS har en rettslig plikt til å sikre informasjonssikkerhet etter personvernforordningen artikkel 5 nr. 1 bokstav f og 32. Etter en konkret risikovurdering har vi kommet frem til at dette tiltaket er nødvendig for at NKS110 IKS skal oppfylle denne plikten. Vi har samtidig vurdert at behandlingen av personopplysninger ikke går ut over det som er nødvendig for å oppfylle plikten.
ANDRE BEHANDLINGER AV PERSONOPPLYSNINGER
Dersom du søker jobb NKS110 IKS, trenger vi å behandle opplysninger om deg for å vurdere din søknad. Ansettelsesprosessen innebærer behandling av de opplysningene du oppgir til oss gjennom dokumentene du sender oss, blant annet søknad, CV, vitnemål og attester. I tillegg til eventuelle intervju, kan NKS110 IKS også gjennomføre egne undersøkelser, typisk samtaler med jobbsøkerens referanser.
NKS110 IKS bruker jobbsøkeportalen Webcruiter til å administrere innsendte søknader på våre ledige stillinger.
For å vurdere innsendt dokumentasjon, gjennomføre intervjuer og ringe referanser er behandlingsgrunnlaget personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b. Denne bestemmelsen tillater oss å behandle personopplysninger når det er nødvendig for å gjennomføre tiltak på jobbsøkers anmodning før en avtale inngås. Ved å søke på stillingen og laste opp dokumenter anser vi at jobbsøkeren ber oss vurdere innsendt dokumentasjon, gjennomføre intervjuer og ringe referanser med sikte på å inngå en arbeidsavtale.
Dersom vi gjør egne undersøkelser ut over dette, for eksempel å kontakte noen som har utstedt en attest, men som ikke er oppgitt som referanse, er behandlingsgrunnlaget for slike undersøkelser personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f, som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes interesser eller grunnleggende rettigheter og friheter. Den berettigete interessen er å finne rett kandidat til stillingen.
Stillingssøknader oppbevares i Webcruiter sitt jobbsøkersystem. Generelle søknader slettes innen 210 dager og søknader med status ansatt eller intervju slettes innen 300 dager. Søkerlister og innstillinger, samt stillingssøknader, overføres til saks- og arkivsystemet vårt, og oppbevares i tråd med arkivlovgivningen (se ovenfor om arkiv- og offentlighetslovgivning).
DINE RETTIGHETER
Du kan utøve dine rettigheter ved å sende oss e-post til post@nks110.no eller brev til:
Nasjonalt kommunesamarbeid for 110-sentralene IKS
c/o Advokatfirmaet Føyen Torkildsen
J. Hambros plass 2D
0164 OSLO
Du kan også kontakte vårt personvernombud.
Du har krav på svar uten ugrunnet opphold, og senest innen én måned.
Innsyn i egne opplysninger
Du kan be om en kopi av alle opplysninger vi behandler om deg.
Korrigering av personopplysninger
Du kan be oss rette eller supplere opplysninger som er feilaktige eller misvisende.
Les mer om retten til å rette eller supplere opplysninger
Sletting av personopplysninger
I gitte situasjoner kan du be oss slette opplysninger om deg selv.
Les mer om retten til sletting
Begrensning av behandling av personopplysninger
I noen situasjoner kan du også be oss begrense behandlingen av opplysninger om deg.
Les mer om retten til begrensning
Protestere mot en behandling av personopplysninger
Dersom vi behandler opplysninger om deg med grunnlag i våre oppgaver eller på bakgrunn av en interesseavveining, har du rett til å protestere på vår behandling av opplysninger om deg.
Les mer om retten til å protestere
Dataportabilitet
Dersom vi behandler opplysninger om deg med grunnlag i samtykke eller en kontrakt, kan du be oss om å overføre opplysninger om deg til deg eller til annen behandlingsansvarlig.
Les mer om retten til dataportabilitet
Du kan klage på vår behandling av personopplysninger
Vi håper du vil si ifra dersom du mener vi ikke overholder reglene i personopplysningsloven. Si da gjerne først i fra gjennom den kontakten eller kanalen du allerede har etablert med oss. Du kan også kontakte personvernombudet vårt for å søke råd og veiledning. Personvernombudet har taushetsplikt dersom du ønsker å si fra om noe i fortrolighet.
Du kan også klage over vår behandling av personopplysninger. Dette gjør du til Nasjonalt kommunesamarbeid for 110-sentralene IKS, men klagen vil videresendes til Kommunal- og moderniseringsdepartementet som oppretter et settetilsyn for å behandle saken.